El Gobierno electrónico en la UNNOBA. Análisis de resultados y nuevos desafíos

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Autores

Mg. Danya V. Tavela

Vicerrectora - Profesora Asociada

Universidad Nacional del Noroeste de la Provincia de Buenos Aires – República Argentina

 Correo Electrónico: danyatavela@unnoba.edu.ar

 

Abog. Pablo G. Petraglia          

Director de la Escuela de Ciencias Económicas y Jurídicas - Profesor Adjunto    

Universidad Nacional del Noroeste de la Provincia de Buenos Aires – República Argentina

Correo Electrónico: pgpetraglia@unnoba.edu.ar

 

Cra. Mariela E. García

Secretaria Económico Financiera - Profesora Adjunta

Universidad Nacional del Noroeste de la Provincia de Buenos Aires - República Argentina

Correo Electrónico: marielagarcia@unnoba.edu.ar

 

Disciplina: Esquemas de consumo inteligente y sustentable

 

Palabras clave: universidad - educación - gobierno electrónico – gestión

 

Resumen

El presente trabajo tiene como objetivo describir la experiencia de la implementación del gobierno electrónico en el ámbito de la Universidad Nacional del Noroeste de la Provincia de Buenos Aires (UNNOBA), así como el análisis de los resultados obtenidos en el período 2016-2019 y el planteo de nuevos desafíos y metas futuras.

El Plan Estratégico Institucional 2013-2019 define como uno de los ejes principales el “Fortalecimiento Institucional” a través de la optimización de los procedimientos administrativos. Se incorpora la tecnología informática necesaria y se desarrollan los procesos tendientes a establecer un sistema de gobierno electrónico. Con ello, se cumple con el compromiso de cuidado y conservación del medio ambiente y la reducción de insumos de papelería. El Consejo Superior define el marco normativo del gobierno electrónico, estableciendo los procedimientos a llevar a cabo mediante soporte digital: voto, expediente, recibo de sueldo, certificados para alumnos, notificación, viáticos, legajo y órganos resolutivos.

Tal decisión trajo como consecuencia inmediata la mejora y modernización de la gestión, mayor eficiencia y celeridad en el tránsito de los expedientes entre las dependencias universitarias. De igual modo se destacó la reducción de costos y tiempos.

Durante la implementación de las distintas fases del gobierno electrónico, desde el Poder Ejecutivo Nacional y desde el CIN - SIU se desarrollaron otras herramientas con prestaciones similares, lo que implica un análisis y evaluación de dichas alternativas, a fin de armonizar y tomar las decisiones en consecuencia.

 

 

 

 El Gobierno electrónico en la UNNOBA. Análisis de resultados y nuevos desafíos

 

Introducción

El presente trabajo tiene como objetivo describir la experiencia de la implementación del gobierno electrónico en el ámbito de la Universidad Nacional del Noroeste de la Provincia de Buenos Aires (UNNOBA), analizar los resultados obtenidos en el período 2016-2019 y plantear nuevos desafíos y metas futuras.

La Declaración Final de la  III Conferencia Regional de Educación Superior para América Latina y el Caribe  (CRES, 2008) expresa el compromiso de reafirmar el postulado de la Educación Superior como un bien público social, un derecho humano y universal y un deber de los Estados y puntualiza : “De cara a tantos desafíos sociales que enfrenta la región, la educación debe construir su calidad y universalidad en el servicio a la comunidad local, en miras al desarrollo humano de cada entorno, articulando tradición e innovación de punta, congregando la pluralidad de competencias, habilidades y conocimientos que las personas construyen, en la convergencia de la actividad especializada, la vida cotidiana, las sabidurías populares y auténtica inteligencia ética y estética en armonía territorial más allá de cualquier impacto”. La tarea de las universidades se traduce en la interpretación del derecho humano y universal a la educación superior en función de las necesidades que cada entorno plantea para el desarrollo integral de la comunidad. Por tanto, “La región debe ser promotora de ciencia para todos, ciudadanía crítica y gobernanza auténtica, democrática y transparente, para hacer efectiva la construcción de relaciones territoriales rehumanizadoras con todos los actores mejorando los niveles de comunicación entre ellos y haciendo posible la elección de los mejores aportes, lo cual genera relaciones de corresponsabilidad que faciliten el buen vivir”.

El diseño y desarrollo de herramientas que aporten a la gobernanza democrática y transparente representa uno de los desafíos de mayor importancia que las universidades deben asumir. En este marco se presentan resultados, acciones y objetivos para el fortalecimiento del gobierno electrónico en la UNNOBA.

La Universidad

La Universidad Nacional del Noroeste de la Provincia de Buenos (UNNOBA) está ubicada en la región noroeste de la provincia de Buenos Aires y tiene sus sedes académicas en la ciudad de Junín y Pergamino, distantes una de otra 80 Km. Fue creada el 16 de diciembre de 2002 por Decreto del Poder Ejecutivo Nacional n.° 2617. Su creación fue ratificada por la Ley n.° 25824 del 19 de noviembre de 2003. Tiene su sede en la ciudad de Junín, donde se encuentra el asiento de las autoridades centrales y una sede en la ciudad de Pergamino. Está organizada con una estructura de Escuelas y Departamentos y un Instituto de Posgrado que concentra la actividad de este nivel.

El diseño institucional y académico de la UNNOBA se define a partir de tres áreas estratégicas de intervención que se corresponden con la organización de las Escuelas: Ciencias Agrarias, Naturales y Ambientales; Ciencias Económicas y Jurídicas y Tecnología.

Las Escuelas son las unidades académicas donde se dictan las diferentes carreras de pregrado y grado de la universidad. Les corresponde la organización, correcto desarrollo y permanente actualización de las carreras que se dictan en cada una de ellas, siendo responsables de la estructura curricular y de los planes de estudio. El gobierno de cada Escuela es ejercido por un Consejo Directivo y un director.

Los Departamentos se conforman en torno a las disciplinas o áreas del conocimiento específicas. Éstos proveen a las carreras de docentes requeridos en su disciplina o área. Los departamentos cuya temática sea exclusiva de una escuela dependen de la misma.

El Departamento de Ciencias Económicas, Jurídicas y Sociales depende de la Escuela de Ciencias Económicas y Jurídicas. El Departamento de Asignaturas Afines y Complementarias y el Departamento de Tecnología dependen de la Escuela de Tecnología.

Los Departamentos de Ciencias Básicas y Experimentales y de Humanidades cuya temática no corresponde específicamente a una Escuela, dependen de la Secretaría Académica de la Universidad, y proveen los docentes a las Escuelas cuyos planes de estudio así lo requieran.

Asimismo, el Estatuto Universitario prevé la figura de “Instituto Académico” que refiere a aquellas unidades académicas en donde se dicten carreras de pregrado y grado de la Universidad cuyo desarrollo no se enmarca en las Escuelas. Actualmente el Instituto Académico de Desarrollo Humano es la única unidad académica de esta naturaleza.

Las actividades administrativas y de servicios de apoyo se encuentran centralizadas.

La UNNOBA desarrolla un programa de autoevaluación continuo, permanente y participativo, cuyos primeros resultados se concretaron en la Autoevaluación Institucional (UNNOBA, 2011), la Evaluación Externa y la Evaluación Externa Internacional y el “Plan Estratégico Institucional 2013-2019”[1].

En el Plan Estratégico Institucional se definen los ejes principales de la gestión, uno de los cuales es “Fortalecimiento Institucional” en donde la línea estratégica “Difusión de la normativa” establece como objetivo “Implementar un sistema de gestión de trámites en línea”.

De igual modo se define la “Misión, Visión y Modelo Educativo de la Universidad Nacional del Noroeste de la Provincia de Buenos Aires”. La visión, entre muchos otros aspectos, establece que la “institución articula en forma creativa y sustentable, políticas que refuercen el compromiso social de la misma, su calidad, pertinencia y autonomía”; que es una “institución comprometida con el medio ambiente, defensora de su conservación, de su calidad y el uso sostenible de los recursos naturales” y que es una ”institución con infraestructuras físicas y tecnológicas adecuadas e innovadoras, recursos económicos suficientes y recursos humanos altamente calificados para el cumplimiento de sus funciones”.

 

El gobierno electrónico

En pos de contribuir a la visión y de acuerdo con los lineamientos del Plan Estratégico Institucional 2013-2019 se desarrollaron los procesos tendientes a establecer un sistema de gobierno electrónico.

La ley N° 25.506 reconoce el empleo de la firma digital y de la firma electrónica y su eficacia jurídica en las condiciones que la misma establece. Dicha norma además determina la autoridad competente para los procesos de certificación de las firmas digitales e insta al Estado Nacional a promover y generalizar su uso. El decreto reglamentario 2628/2002 del Poder Ejecutivo Nacional, en lo que denomina "Despapelización del Estado", establece que cada administración dictará sus propias normas en este sentido.

En consecuencia, la UNNOBA se constituyó como organismo certificador de firmas digitales ante la ONTI (Oficina Nacional de Tecnologías de la Información) y se tramitó la autorización para la utilización de los tokens o dispositivos de firma digital para los funcionarios y agentes de la Universidad.

Al mismo tiempo se coordinaron las acciones para la identificación de los agentes que utilizarían el dispositivo de firma digital, a través del área de recursos humanos, la cual cumplió el rol de autoridad de registro (art. 39 Decreto 2628/2002).

Para su implementación se estableció un plazo de adaptación y prueba piloto coexistiendo el sistema de firma digital para suscribir documentos electrónicos y la utilización del soporte papel.

Finalizado satisfactoriamente el período de pruebas piloto del expediente electrónico y de la firma digital, se avanzó hacia la completa y exclusiva utilización de estas aplicaciones, dictando la normativa interna necesaria.

En tal sentido, se mejoró la conectividad entre las sedes de Junín y Pergamino, se adquirieron servidores con storage para almacenar la producción digital, scanner de alta velocidad para las áreas críticas, token, y demás insumos con el fin de contar con la tecnología necesaria en cada etapa.

El Consejo Superior sancionó la Ordenanza N° 43/2016 implementando el "Gobierno Electrónico" en el ámbito de la UNNOBA y aprobó el uso de la firma digital en la Universidad y el régimen de notificaciones por correo electrónico a partir del 1° de julio de 2016.

Actualmente, el gobierno electrónico comprende los siguientes servicios, agrupados en académicos y administrativos, expediente electrónico y políticos:

 

Académicos y administrativos:

Portal de autenticación: se engloban todos los servicios en un portal unificado de autogestión, al que se accede desde las redes internas de la universidad por medio del usuario y contraseña del correo electrónico institucional tanto para alumnos, docentes y no docentes.

Legajo electrónico: de agentes y alumnos.

Viáticos: sistema de liquidación y rendición de viáticos que se realiza de manera electrónica.

Recibo de sueldo electrónico: se accede al recibo de haberes a través de la página web de la Universidad.

Voucher comedor universitario: la comunidad universitaria realiza la reserva del menú en el comedor universitario por medio del portal de autogestión.

Digesto Electrónico: comprende el conjunto de actos administrativos, convenios, etc., que generan las áreas de la universidad, los que se deben mantener sistematizados y ordenados.

 

Expediente electrónico:

Sistema Dossier: sistema propio de gestión electrónica de expedientes

Firma digital: herramienta externa al Dossier que permite la firma de documentos en forma individual o masivo a aquellos agentes se autoriza a tal fin.

Certificados electrónicos para alumnos: abarca la emisión digital de certificados de interés para los estudiantes.

Notificación electrónica: la universidad asigna una dirección de correo donde se reputan válidas las notificaciones que se practiquen.

Memorándum: las áreas de la universidad elaboran los memorándums por medio de un módulo en el sistema Dossier.

 

Políticos:

Voto Electrónico: sistema adoptado mediante Ordenanza de Régimen Electoral N° 34/2012.-

Órganos resolutivos: actuación electrónica de los órganos resolutivos de la Universidad a través del Rectorado, de los Consejos Directivos de las Escuelas y del Consejo Superior

 

Asimismo, se analizan los requerimientos de tecnología informática, planificando su incorporación en forma progresiva a medida que se incorporan los servicios que comprenden el gobierno electrónico.

 

El expediente electrónico:

Teniendo en cuenta el ciclo de vida del expediente, se evaluaron diversas alternativas de software de gestión documental y la posibilidad de mejorar el sistema Dossier utilizado hasta el momento. Debido a la complejidad de las alternativas evaluadas y la ventaja cultural del uso del existente se decidió mejorar la funcionalidad de éste, planificando una secuencia de mejoras. (Cuadro N° 1)

Sistema de expedientes Dossier: secuencia de especialización

Antes del año 2012 el Dossier es un sistema de seguimiento y movimiento de expedientes.

Entre los años 2012 y 2014 se anexan las fojas digitales en formato PDF conviviendo el expediente papel con el expediente electrónico.

A partir del año 2015 se incorporan las fojas digitales firmadas en sus dos versiones: por fojas y masivo por nube privada.

En el año 2016 culmina la etapa de convivencia con el soporte papel quedando únicamente el expediente electrónico y se incorporan funcionalidades para agilizar movimientos, plantillas, etc.

Para completar el ciclo, se desarrollan dos herramientas interrelacionadas entre sí, y a su vez con el Dossier que en conjunto conforman el expediente electrónico: el firmador y notificaciones electrónicas.

Firma digital:

Se decide desarrollar una herramienta que permite firmar documentos en forma independiente del Dossier.

Se implementan dos modalidades: un firmador individual por documento, y uno masivo, que posibilita suscribir mediante acceso remoto por medio de VPN[2]. Ambas herramientas cumplen con las normativas de la ONTI de pre visualización de documentos. Los documentos se guardan en carpetas compartidas en nube privada.

Notificaciones electrónicas:

Se desarrolla un sistema propio de notificaciones, que se articula con el “dossier”, el cual permite poner en conocimiento fehaciente a los interesados a través de un correo electrónico que se envía a las direcciones electrónicas institucionales. En el caso que intervengan terceros se constituye domicilio electrónico en la primera presentación.

 

Análisis de casos particulares

Se analizan dos casos donde se observa una importante reducción del tiempo de resolución del trámite.

 

Expediente de unidad académica: se analizan tres tipos de trámite de la Escuela de Ciencias Agrarias, Naturales y Ambientales: una equivalencia interna, una equivalencia internacional y una legalización de programas y plan de estudio. La particularidad de la unidad académica reside en la existencia estudiantes que cursan alternativamente en Junín o Pergamino pudiendo realizar los trámites en cualquiera de ambas sedes, debiendo el expediente desplazarse físicamente a través de comisionistas o correos. La adopción del expediente electrónico disminuyó a la mitad el período de resolución de cada uno.  (Cuadro N° 2)

Tramitación de título de grado: el transito del expediente papel desde que el alumno requiere su diploma por la Mesa de Entradas hasta el arribo al área de Títulos disminuyó en los tiempos internos de veintinueve días promedio de resolución a solamente diez. (Cuadro N° 3)

 

Otro caso de análisis es una licitación pública, siendo dos trámites similares, antes y después de la implementación del expediente electrónico, se advierten las siguientes ventajas:

Costo de notificación: se pasa de u$s 200 promedio en gasto de correspondencia a u$s 0 con notificación electrónica.

Acceso a la información del trámite: se creó un link de acceso dentro de la página web de la Universidad, disponible las 24 hs. durante el período establecido, siendo limitado por el horario de atención al público en caso de vistas personales en oficina.

 

Algunos indicadores

A continuación, se presentan tres indicadores que permiten medir la evolución en la utilización de los servicios incluidos en el gobierno electrónico:

Cantidad de fojas por año: en el Cuadro N° 4 se puede apreciar el descenso de fojas físicas (papel impreso) en los expedientes, advirtiendo que la mengua obedece a múltiples causas: la previa visualización del expediente en el sistema, evitando pases erróneos posteriores por mala solución de la petición; la formulación de requerimientos web a través de tickets, sin necesidad de la caratulación de un expediente, etc.

Cantidad de tóner para impresoras: la tendencia a cero en la impresión de hojas para expedientes (sin perjuicio de la impresión de documentos para otro tipo de tareas) se verifica en el ahorro en la adquisición de tóner para impresora como se expone en el Cuadro N° 5.

Cantidad de expedientes: el Cuadro N° 6 demuestra la paulatina reducción de expedientes caratulados, ya que algunas de las requisitorias que se tramitaban por esta vía se obtienen a través de servicios web o ticktes a las áreas de soporte. De igual modo el acortamiento de los plazos de resolución trae aparejado la finalización del trámite, con su notificación, en un plazo razonable que lleva a la situación de archivo.

 

Conclusión

Luego de transcurridos cuatro años del expediente electrónico, firma digital y notificación electrónica en la UNNOBA, se observa una mejora y modernización de la gestión, que se traduce en una mayor eficiencia y celeridad en el tránsito de los expedientes entre las dependencias universitarias, mejor aprovechamiento de los espacios físicos, los recursos económicos y las dotaciones de personal.

El cambio de paradigma a la administración digital fue ponderado positivamente en las conclusiones arribadas en el análisis de la dotación de recursos humanos conforme convenio marco de colaboración y asistencia técnica entre la Secretaría de Empleo Público del Ministerio de Modernización de la Nación, la Secretaría de Políticas Universitarias y la Universidad Nacional del Noroeste de la Provincia de Buenos Aires.

 

Desafíos       

Evaluación de nuevas herramientas:

El impulso dado desde el Ministerio de Modernización a las plataformas de Gobierno Electrónico a través del TAD (Trámite a Distancia) y del GDE (Gestión Documental Electrónica) llevan a desafíos respecto de las entidades que, como la Universidad, gozan de autonomía y no se encuentran dentro de la órbita del PEN, por lo cual mantienen un margen amplio para autorregularse en ese orden.

De igual modo sucede con las alternativas en estudio del consorcio SIU, a través de otros sistemas de gestión documental de expediente digital que se están elaborando.

Ambas alternativas llevan a la necesidad de elaborar estrategias y protocolos de compatibilización de Dossier con los sistemas de gestión documental externos.

Finalmente se entiende prioritario la integración de Dossier con los sistemas de gestión SIU (Mapuche, Pilagá, Guaraní, etc.)

 

 

 

 

 

Referencias Bibliográficas

Mariela E. García; Pablo G. Petraglia; Danya V. Tavela. “Gobierno electrónico en la UNNOBA. V Conferencia Internacional sobre Gestión Financiera en Instituciones de Educación Superior. Santa Fe: Editorial Faneron. 2017. p1 - 98. isbn 978-987-42-5924-0”

CEPAL. (2011) “El gobierno electrónico en la gestión pública”. Serie gestión pública Nº73. Recuperado de http://repositorio.cepal.org/bitstream/handle/11362/7330/S1100145_es.pdf...

CRES. (2008). Conferencia Regional de Educación Superior. Recuperado de http://www.unesco.org.ve/index.php?option=com_content&view=article&id=365&Itemid=423&lang=es

Ley N° 25.506.  http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/70000-74999/70749/norma.htm

Decreto PEN 2628/2002. http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/80000- 84999/80733/norma.htm

Universidad Nacional del Noroeste de la Provincia de Buenos Aires (2011). “Informe de Autoevaluación Institucional”.

Universidad Nacional del Noroeste de la Provincia de Buenos Aires. (2013). “Plan Estratégico Institucional 2013-2019.”  Recuperado de http://www.unnoba.edu.ar/wpcontent/uploads/2017/05/plan_estrat%C3%A9gico...

Universidad Nacional del Noroeste de la Provincia de Buenos Aires. (2016). Ordenanza (CS) 43/16.  Implementación del Gobierno Electrónico en la UNNOBA. Recuperado de http://digesto.unnoba.edu.ar/documento.frame.php?cod=1883

Universidad Nacional del Noroeste de la Provincia de Buenos Aires. Resoluciones del Consejo Superior R (CS) 1251/16, R (CS) 823/2014, R (CS)823/2014, R (CS) 476/2012, R (CS) 571/2012.

Repositorio digital: http://digesto.unnoba.edu.ar/

Resolución (R) 9904/16. Tramitación del Expediente Administrativo Digital.

 

[1] Universidad Nacional del Noroeste de la Provincia de Buenos Aires (2011). “Informe de Autoevaluación Institucional”.

Universidad Nacional del Noroeste de la Provincia de Buenos Aires. (2013). “Plan Estratégico Institucional 2013-2019.”

http://www.unnoba.edu.ar/wpcontent/uploads/2017/05/plan_estrat%C3%A9gico...

[2] Virtual Private Network

 

 

Cuadro N°1: Ciclo de vida del expediente

Cuadro N°2:  Expediente de una unidad académica - ECANA

 

Cuadro N° 3: Expedientes de títulos

 

 

Cuadro N° 4 Cantidad de fojas por año

 

Cuadro N° 5 Tóner para impresora por año

 

Cuadro N° 6. Expedientes por año